Drei unterschätzte Faktoren erfolgreicher Verwaltungsdigitalisierung

Verwaltungsdigitalisierung ist zu einem Buzzword geworden. Auf kommunaler Ebene steckt dahinter vor allem eines: sehr engagierte Menschen. Im Rahmen unserer Initiative K, habe ich mit hunderten IT- und Digitalisierungsbeauftragten persönlich gesprochen und die dortigen Projekte und örtlichen Gegebenheiten kennengelernt (hier geht es zum Praxisbericht). Hier drei Learnings, über die m.E. viel zu wenig gesprochen wird und die auch strategisch mehr Berücksichtigung finden sollten.

1. Kommunen emanzipieren sich.

Es gibt erstaunliche Beispiele, in denen sich die Kommunen von klassischen Verwaltungsstrukturen und öffentlichen IT-Dienstleistern emanzipieren. Sie legen z.B. Teamressourcen zusammen und erarbeiten gemeinsame interkommunale Lösungen. Diese Beispiele sind einen Blick wert:

• Die Städte Dortmund, Münster, Beckum, Gütersloh und Rheda-Wiedenbrück entwickeln gemeinsame eine Open-Source-basierte Stadt-App.
• Die Stadt Witten hat eine einheitliche e-Akte entwickelt, die einzelne Fachakten überflüssig macht. Umliegende Städte nutzen die Lösung ebenfalls, wobei die technische Betreuung bei der stadt witten verankert bleibt.
• In der OZG-Taskforce erarbeiten dutzende Digitalisierungsbeauftragte aus Baden-Württemberg freiwillig und selbst organisiert in wöchentlichen Meetings gemeinsam Formulare für OZG-Leistungen.

Wie können wir Kommunen in der interkommunalen Zusammenarbeit weiter bestärken?

2. Mitarbeiter abholen.

Es gibt Kommunen, die mit nur 1,5 Stellen und begrenzten finanziellen Mitteln die digitale Verwaltung anschieben. Es gibt auch Kommunen, die alle Ressourcen hätten, und dennoch nichts gerissen kriegen. Schlüsselfaktor ist häufig der Rückhalt für Digitalisierungsprojekte im (ganzen) Rest der Behörde. Interessant: Sowohl Führungsebene als auch Sachbearbeitende können Veränderung blockieren.

Wie können wir Verwaltungsdigitalisierung so gestalten, dass die Mitarbeitenden abgeholt werden?

3. Verwaltungsdigitalisierung als Teil kommunaler Identität.

Digitalisierung auf kommunaler Ebene ist auch eine Identitätsfrage. Kommunale Identität beschreibt das Selbstverständnis einer Kommune und die Verbundenheit von Menschen mit ihrer Stadt und stellt die Frage: Welche Art von moderner Verwaltung möchten wir für die Bürger:innen hier machen? Den Verantwortlichen ist wichtig, dass Digitalisierungsprojekte den Bedingungen und Bedürfnissen vor Ort entsprechen. Sie stehen u.U. persönlich mit ihrem Namen dafür.

Wie kann man die Identitätskomponente besser bei kommunaler Verwaltungsdigitalisierung berücksichtigen?

Wie können IT-Anbieter Kommunen besser bei der Verwaltungsmodernisierung unterstützen?

Diese drei zentralen Fragen sollten sich IT-Anbieter stellen, die auf Lösungen für die digitale Verwaltung spezialisiert sind. Sie können ihre Akquisestrategie und die Kommunikation mit dem öffentlichen Sektor auf kommunaler Ebene deutlich verbessern. Sie können Kommunen beispielsweise anbieten, ihre Lösungen gemeinsam anzuschaffen und durch die Skalierungseffekte Preisvorteile zu erzielen. Der Aufwand, der für die Mitarbeiter bei der Implementierung der erforderlichen Arbeitsabläufe entsteht, sollte abgeschätzt und transparent kommuniziert werden.